Das Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch umfasst die Aufzeichnung der Fahrten, die eine Person beruflich und privat unternimmt.

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist daher immer dann notwendig, wenn diese Fahrten der Finanzbehörde (manchmal auch dem Arbeitgeber) gegenüber nachgewiesen werden müssen. Z.B. um Fahrtkosten als Betriebskosten absetzen zu können, um bei Dienstwagen den sogenannten "Hinzurechnungsbeitrag" zu belegen, oder auch für Kilometergeldbezieher.

Das Fahrtenbuch hat daher zu enthalten:

• Aufzeichnung aller betrieblichen sowie privaten Fahrten
• Fortlaufende und übersichtliche Gestaltung
• Aufzeichnung von Datum, Ausgangs- und Zielpunkt; Zweck der Fahrt (muss bei Privatfahrten nicht angegeben werden), gefahrene Kilometer.

Je genauer die Aufzeichnungen sind, desto glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch.

Grundsätzlich sind die Formalvorschriften einzuhalten. Es liegt jedoch darüber hinaus immer das Ermessen der Behörde, ob und in welcher Weise Aufzeichnungen anerkannt werden, die diesen nicht genau entsprechen.

Laut einem aktuellen Urteil (Juni 2007) reicht das Führen einer Excel-Liste o.ä. am PC nicht aus, da hier - zumindest theoretisch - nachträgliche Änderungen der Aufzeichnungen möglich wären. Dies schließt zwar nicht aus, dass in der Zusammenschau mit anderen Argumenten und Aufzeichnungen die anschließend durch die Finanzbehörde vorgenommene Schätzung (z.B. des Privatanteils) sehr wohl die Eintragungen der Excel-Liste berücksichtigt. Es besteht aber bei Verwendung solcher Tabellen eben die Gefahr, dass sie ganz oder teilweise nicht anerkannt wird.

Es gibt am Markt mittlerweile viele Softwareprogramme. Diese können zwar die Gefahr verringern, jedoch gibt die Behörde nicht von vorneherein eine "Garantie", welche dieser Programme mit Sicherheit anerkannt würden. Die Verwendung liegt daher in der Eigenverantwortung.

Am sichersten ist man daher immer noch mit dem klassischen Fahrtenbuch in Papierform unterwegs, das u.a. auch beim ÖAMTC erhältlich ist.